Projekte

Projekte und Ergebnisse.

Ausgewählte Projekte aus Prozessoptimierung, IT-Projektleitung und Digitalisierung.

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Digitalisierungsprojekte

KI-Chatbot für die wissenschaftliche Recherche

Internationaler Fachverlag · Gesamtprojektleitung auf Kundenseite

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Ausgangslage

Ein internationaler Fachverlag wollte seine Wissensdatenbank mit sämtlichen Büchern, Zeitschriften, Journals und weiteren Veröffentlichungen zu einer KI-gestützten Recherche weiterentwickeln. Die besondere Anforderung: Der Chatbot durfte ausschließlich aus der sehr umfangreichen Wissensdatenbank des Verlags antworten und musste daraus zuverlässig die richtigen Antworten liefern.

Mandat

Gesamtprojektleitung von der ersten Idee bis zum Go-live einer fertig vermarktbaren Lösung, inklusive Vorstellung auf der Fachmesse.

Vorgehen

01 Zielbild und Anforderungen mit den Beteiligten definieren: strikt quellenbasierte Antworten ausschließlich aus der Wissensdatenbank, jede Aussage mit Zitation und Quellverweis belegt, Absprung per Klick in die Originalquelle sowie Unterstützung von Formeln und komplexen wissenschaftlichen Fragen.
02 Gemeinsam mit der KI-Agentur ein Konzept entwickeln, das die gesamte Wissensdatenbank durchsuchbar macht und Antworten strikt auf die eigenen Inhalte begrenzt.
03 Interne Bereiche wie IT und Marketing sowie die externe KI-Agentur und die WordPress-Agentur für das Frontend steuern und alle Beiträge zu einem Ergebnis zusammenführen.
04 Einbindung in den Webauftritt begleiten und die Lösung bis zum Go-live und zur Messevorstellung bringen.

Ergebnis

Die Wissensdatenbank wurde um einen KI-gestützten Chatbot zur wissenschaftlichen Recherche erweitert und als fertig vermarktbare Lösung live gebracht. Antworten stammen ausschließlich aus den Inhalten des Verlags, sind vollständig zitiert und lassen sich per Klick auf den Quellverweis direkt in der Originalquelle nachlesen.

Prozessoptimierung

Prozessanalyse und Optimierung in der Konstruktion

Schiffbau · Prozessberatung und Projektleitung

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Ausgangslage

In der Konstruktion einer Werft waren zwei Fachbereiche zu einem gemeinsamen Bereich zusammengeführt und die Informationsplattform von Confluence auf Microsoft 365 SharePoint migriert worden. Die Informationen lagen noch nicht zentral gebündelt und einheitlich dokumentiert vor, es existierten viele einzelne, unabhängige Dokumente. Die Führungskräfte waren stark in das operative Geschäft eingebunden, Zeit für die Dokumentation von Prozessen und übergreifende Absprachen fehlte.

Mandat

Die Konstruktionsprozesse analysieren, die Dokumentation neu strukturieren und die Umsetzung der priorisierten Maßnahmen steuern.

Vorgehen

01 Die Prozesse der Konstruktion umfassend aufnehmen und analysieren.
02 Einen Themenspeicher aufbauen und die Maßnahmen priorisieren.
03 Die Prozessdokumentation zusammenführen und vereinheitlichen, von Teilprozessen der Fachgruppen bis zu übergreifenden Konstruktionsstandards.
04 Standards, Vorlagen und Rollenbeschreibungen erarbeiten, dazu Checklisten, Einarbeitungspläne und Schulungsunterlagen.
05 Strukturelle Änderungen umsetzen und IT-Anforderungen an die interne IT sowie an Softwareanbieter übergeben.

Ergebnis

Die priorisierten Maßnahmen kommen Schritt für Schritt in die Praxis, von neuen Strukturen über die vereinheitlichte Dokumentation bis zu übergebenen IT-Anforderungen. Das Projekt läuft aktuell weiter.

Prozessoptimierung

Prozessanalyse und Optimierung des Messwesens

Energiewirtschaft · Prozessberatung und Projektleitung

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Ausgangslage

Ein Stadtwerk beauftragte die Analyse seines Messwesens. Die Abläufe liefen über mehrere Bereiche und Abteilungen hinweg, mit Schnittstellen, Medienbrüchen und Prozesssprüngen zwischen den Beteiligten.

Mandat

Das gesamte Messwesen aufnehmen, analysieren und gemeinsam mit den Beteiligten optimieren, einschließlich Abstimmung mit den Softwareanbietern und Begleitung interner Strukturveränderungen.

Vorgehen

01 Alle Prozesse des Messwesens aufnehmen und mit Problem- und Potenzialanalysen bewerten.
02 Einen Themenspeicher aufbauen, die Themen strukturieren und gemeinsam mit den Beteiligten priorisieren.
03 Alle Beteiligten an einen Tisch bringen, Arbeitsweisen anpassen sowie Schnittstellen, Medienbrüche und Prozesssprünge zwischen Bereichen und Abteilungen beseitigen.
04 Aus den Ist-Prozessen Soll-Prozesse ableiten, mit den Softwareanbietern abstimmen und in die Praxis bringen.
05 Den Aufbau eines internen Prozessmanagements unterstützen.

Ergebnis

Strukturveränderungen und angepasste Arbeitsweisen sind umgesetzt, Schnittstellen und Medienbrüche zwischen den Abteilungen beseitigt. Die Soll-Prozesse werden schrittweise in die Praxis gebracht und laufend optimiert. Parallel entsteht ein internes Prozessmanagement, das die Prozessarbeit dauerhaft im Unternehmen verankert.

Prozessoptimierung

Analyse und Optimierung der administrativen Prozesse

Produktionsunternehmen · Prozessberatung

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Ausgangslage

Ein Produktionsunternehmen wollte seine gewachsenen administrativen Prozesse und internen Abläufe vollständig auf den Prüfstand stellen.

Mandat

Sämtliche administrativen Prozesse und internen Abläufe durchleuchten und die abgeleiteten Optimierungen bis in den Arbeitsalltag bringen.

Vorgehen

01 Alle administrativen Prozesse und internen Abläufe im gesamten Unternehmen aufnehmen.
02 Schwachstellen und Potenziale analysieren und Optimierungsmaßnahmen ableiten.
03 Die Maßnahmen gemeinsam mit den Beteiligten direkt in die Praxis umsetzen.

Ergebnis

Die abgeleiteten Optimierungen wurden direkt in die Praxis umgesetzt. Eine zentrale Erkenntnis der Analyse: Mehrere erforderliche Anpassungen ließen sich mit dem bestehenden ERP und der eingesetzten Warenwirtschaft nicht umsetzen. Daraus entstand die Entscheidung für einen Systemwechsel und das Folgeprojekt der ERP-Auswahl.

Digitalisierungsprojekte

ERP-Auswahl und Begleitung der Einführung

Produktionsunternehmen · Projektleitung Softwareauswahl, Unterstützung in der Einführung

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Ausgangslage

Das ERP eines Produktionsunternehmens passte nicht mehr zu den gewachsenen Strukturen. Eine vorangegangene Prozessanalyse hatte gezeigt, dass erforderliche Anpassungen mit dem bestehenden System und der eingesetzten Warenwirtschaft nicht umsetzbar waren.

Mandat

Projektleitung der Softwareauswahl von der Anforderungsaufnahme bis zur Vertragsverhandlung, anschließend gezielte Unterstützung der intern geleiteten Einführung.

Vorgehen

01 Anforderungen aus allen Bereichen aufnehmen und konsolidieren.
02 Vorauswahl geeigneter Softwareanbieter durchführen und Look-and-Feel-Termine begleiten.
03 Intensivworkshops mit den favorisierten Anbietern begleiten und daraus eine Entscheidungsvorlage für das Management ableiten.
04 Vertragsverhandlungen bis zum Abschluss begleiten.
05 In der Einführung die Datentransformation unterstützen, Strukturen in einzelnen Prozessen mit aufsetzen und Prozessanpassungen mit den Mitarbeitern durchsprechen.

Ergebnis

Die Entscheidung fiel auf Microsoft Dynamics 365 Business Central. Die Auswahl führte über eine fundierte Entscheidungsvorlage bis zum Vertragsabschluss. Die Einführung leitete das Unternehmen intern, mit gezielter Unterstützung bei der Datentransformation, beim Aufsetzen von Prozessstrukturen und bei der Prozessanpassung mit den Mitarbeitern.

Digitalisierungsprojekte

Modernisierung der IT-Infrastruktur und Umzug in die Microsoft-365-Cloud

Produktionsunternehmen · IT-Projektleitung

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Ausgangslage

Die IT-Infrastruktur eines Produktionsunternehmens sollte grundlegend modernisiert und die Systemlandschaft insgesamt aufgeräumt werden.

Mandat

Den Umbau der gesamten IT-Infrastruktur planen und steuern, von der Cloud-Architektur bis zu Rollen und Berechtigungen.

Vorgehen

01 Die bestehende Systemlandschaft aufnehmen und den Umzug in die Microsoft-365-Architektur planen.
02 Die Überführung in die Microsoft-365-Cloud steuern.
03 Gemeinsam mit dem Team einen SharePoint für die Zusammenarbeit aufbauen.
04 Rollen- und Rechtekonzepte überarbeiten und die Systemlandschaft bereinigen.

Ergebnis

Das Unternehmen arbeitet in der Microsoft-365-Cloud, mit einem neu aufgebauten SharePoint und überarbeiteten Rollen- und Rechtekonzepten. Die Systemlandschaft ist bereinigt und neu strukturiert.

Prozessoptimierung

Fehlerquellen in der Auftragsabwicklung beseitigen

Handwerks- und Montagebetrieb · Prozessberatung

Details

Ausgangslage

Bei einem Handwerks- und Montagebetrieb war die Fehlerquote in der Auftragsabwicklung hoch: Prozesse liefen nicht sauber durch, Informationen gingen zwischen den Schritten verloren und Bestellungen liefen fehlerhaft.

Mandat

Die gesamte Auftragsabwicklung aufnehmen, Fehlerquellen analysieren und Verbesserungen umsetzen, von Prozess- und Strukturänderungen bis zu Softwareanpassungen.

Vorgehen

01 Die komplette Prozesskette der Auftragsabwicklung aufnehmen, vom eingehenden Auftrag bis zum vollständig abgerechneten Projekt.
02 Fehlerquellen und Informationsverluste entlang der Kette analysieren.
03 Maßnahmen ableiten und umsetzen, von internen Prozess- und Strukturänderungen bis zu Softwareanpassungen.
04 Das Lager digitalisieren und das vorhandene Dokumentenmanagementsystem umfassend in die Abläufe einbinden.

Ergebnis

Die Auftragsabwicklung läuft deutlich digitaler und effizienter. Papier ist weitgehend aus den Abläufen verschwunden, das bereits vorhandene Dokumentenmanagementsystem wird umfassend genutzt und das Lager ist digitalisiert.

Prozessoptimierung

Soll-Prozesse für IT-Bereitstellung und IT-Service

Rechenzentrum · Prozessberatung und Workshopmoderation

Details

Ausgangslage

Ein Rechenzentrum wollte seinen IT-Bereitstellungs- und seinen IT-Service-Prozess in einem komplexen Vorhaben verbessern. Prozessprobleme sollten identifiziert und ein Idealbild für die neuen Prozesse erarbeitet werden.

Mandat

Die Erarbeitung der Soll-Prozesse für IT-Bereitstellung und IT-Service methodisch leiten.

Vorgehen

01 Beide Prozesse im Wertstrom aufnehmen.
02 Fehleranalysen durchführen und Prozessprobleme identifizieren.
03 Workshops mit den beteiligten Bereichen moderieren und methodisch begleiten.
04 Aus den Analysen gemeinsam Soll-Prozesse ableiten und abstimmen.

Ergebnis

Die Prozessprobleme wurden identifiziert und für beide Prozesse entstanden Soll-Prozesse als Idealbild der neuen Arbeitsweise, gemeinsam entwickelt mit den beteiligten Bereichen.

Prozessoptimierung

Neustrukturierung und Digitalisierung eines Betriebs

Gastronomie und Hotellerie · Prozessberatung

Details

Ausgangslage

Ein Gastronomie- und Hotelleriebetrieb stand vor der Aufgabe, sich neu zu strukturieren und zu digitalisieren.

Mandat

Gemeinsam mit einer weiteren Beraterin im Team den Betrieb analysieren, neu strukturieren und die Digitalisierung voranbringen.

Vorgehen

01 Alle Abläufe des Betriebs aufnehmen und mit Schmerzpunktanalysen bewerten.
02 Mitarbeiterinterviews führen und strukturiert auswerten.
03 Das vorhandene ERP-System umfassender einführen und die Buchhaltung digitalisieren.
04 Strukturelle Maßnahmen ableiten und in die Praxis bringen.

Ergebnis

Der Betrieb ist neu strukturiert und arbeitet deutlich digitaler. Das bereits vorhandene ERP-System ist umfassender eingeführt, die Buchhaltung digitalisiert und zahlreiche strukturelle Maßnahmen sind in der Praxis umgesetzt.

Digitalisierungsprojekte

ERP-Auswahl und Einführung im Coaching-Format

Handelsunternehmen · Coaching Softwareauswahl und -einführung

Details

Ausgangslage

Ein Handelsunternehmen stand vor der Auswahl eines neuen ERP-Systems. Ein interner Mitarbeiter sollte das Vorhaben selbst führen und wurde dafür im Coaching-Format methodisch begleitet.

Mandat

Einen internen Mitarbeiter im Coaching-Format durch Auswahl und Einführung des ERP-Systems begleiten und die Methodik der strukturierten Softwareauswahl vermitteln.

Vorgehen

01 Die Methodik vermitteln: Anforderungen strukturiert betrachten und die Auswahl systematisch aufbauen.
02 Look-and-Feel-Termine vorbereiten und einen Termin gemeinsam begleiten.
03 In der Einführung zeigen, wie Prozesse sauber strukturiert und in der Software abgebildet werden.
04 Testszenarien aufsetzen und das strukturierte Durchtesten anleiten.
05 Die Kommunikation mit dem Anbieter aufbauen, damit Fehler aus Konfiguration und Customizing behoben werden.

Ergebnis

Das Unternehmen hat sein ERP-System strukturiert ausgewählt und eingeführt, getragen von einem internen Mitarbeiter mit dem im Coaching vermittelten methodischen Rüstzeug. Fehler aus Konfiguration und Customizing wurden über die aufgebaute Anbieterkommunikation behoben.

Digitalisierungsprojekte

Aufbau einer vollständigen Systemlandschaft aus Cloud-Lösungen

Immobilienwirtschaft · Beratung Softwareauswahl und Systemaufbau

Details

Ausgangslage

Eine junge, neu gegründete Hausverwaltung wollte ihre gesamte Software-Landschaft und Struktur von Beginn an sauber aufbauen.

Mandat

Den gesamten Aufbau der Software-Landschaft und Struktur beraten, von der Auswahl der einzelnen Systeme bis zu den Schnittstellen dazwischen.

Vorgehen

01 Die Auswahl der Abrechnungssoftware und des CRM mit Kunden- und Mieterportal begleiten, einschließlich der angrenzenden Schnittstellen.
02 Ein Dokumentenmanagement einführen und an die Systeme anbinden.
03 Die Auswahl einer Software für das Facility Management anleiten.
04 Die gesamte Systemlandschaft inklusive Schnittstellen mit Cloud-Lösungen aufbauen.

Ergebnis

Die Systemlandschaft ist inklusive Schnittstellen vollständig aus Cloud-Lösungen (SaaS) aufgebaut: Abrechnungssoftware, CRM mit Kunden- und Mieterportal sowie ein eingeführtes und an die Systeme angebundenes Dokumentenmanagement. Die Auswahl der Facility-Management-Software ist angeleitet, der weitere Ausbau wird laufend begleitet.

Digitalisierungsprojekte

Einführung von KI-Agenten und Skills im Marketing

Bauwirtschaft · KI-Beratung und Einführung

Details

Ausgangslage

Ein Bauunternehmen wollte sein Marketing mit KI-Werkzeugen automatisieren. Wiederkehrende Aufgaben wie das Erstellen von Marketing-Texten, Pressemitteilungen und Exposés sollten über wiederverwendbare Arbeitsanleitungen, sogenannte Skills, automatisiert ablaufen.

Mandat

KI-Tools im Marketing einführen, von automatisierten Agenten und Skills bis zur Automation wiederkehrender Aufgaben.

Vorgehen

01 Passende KI-Werkzeuge kombinieren: ChatGPT und Claude im Zusammenspiel einsetzen.
02 Skills und automatisierte Agenten für wiederkehrende Marketingaufgaben erstellen.
03 Ein festes Set dieser Skills aufbauen, nach dem Marketing-Texte, Pressemitteilungen und weitere Dokumente automatisiert entstehen.
04 Die neuen Werkzeuge so einführen, dass das Marketing selbstständig damit arbeitet.

Ergebnis

Das Marketing erzeugt Marketing-Texte, Pressemitteilungen und weitere Dokumente automatisiert nach den festgelegten Skills. Die Einführung läuft weiter, als nächste Schritte folgen die automatisierte Erstellung von Exposés und die Erweiterung um Design-Aufgaben mit Claude.

Kundenstimmen

Erfahrungen aus der Zusammenarbeit

Rückmeldungen aus gemeinsamen Projekten in Prozessoptimierung und Digitalisierung.

Christian hat uns bei der Weiterentwicklung unserer Wissensdatenbank in Form eines KI-gestützten Chatbots kompetent unterstützt. Er übernahm die Projektleitung und brachte seine umfassende Erfahrung im Projektmanagement sowie seinen fundierten IT-Background wirkungsvoll ein. Die Zusammenarbeit mit ihm erlebe ich stets als professionell, transparent und auf Augenhöhe. Genau so, wie man es sich wünscht.

Dr. Sonja Schulte

Vincentz Network GmbH & Co. KG

Als Verantwortlicher für Prozessoptimierung und Customer Journey ist mir eine strukturierte, effiziente und zukunftsorientierte Gestaltung unserer Geschäftsprozesse besonders wichtig. Christian hat uns dabei mit seiner außergewöhnlichen Fachkompetenz und seinem tiefen Verständnis der energiewirtschaftlichen Prozesse überzeugt. Er analysiert bestehende Abläufe bis ins Detail, modelliert sie praxisnah und entwickelt daraus intelligente Automatisierungslösungen mit messbarem Mehrwert. Besonders schätze ich seine Fähigkeit, komplexe fachliche Anforderungen schnell zu erfassen und gemeinsam mit den Fachbereichen in effiziente, nachhaltige Prozesse zu überführen. Die Zusammenarbeit ist jederzeit professionell, transparent und von hoher Verlässlichkeit geprägt. Christian verbindet Prozess-Know-how, IT-Kompetenz und energiewirtschaftliches Fachwissen auf einem Niveau, das ich uneingeschränkt weiterempfehlen kann.

Stephan Krüger

Stadtwerke Verden GmbH